はじめに
「名前」の呼びかけでチームワークは高まる
呼びかけるときには必ず「名前」を呼びかけることも、コミュニケーションには効果的です。
たとえば、少人数の会議やプレゼンで、「○○さんがこの資料を作成してくれました。○○さん、短時間で作成してくれてありがとう」と出席者の名前を呼びかければ、誰に向けて話しているかが明確になり、相手も親近感を抱いてくれます。
名前を呼んで話しかけられて嫌な気持ちになる人は少ないはずです。
身近な同僚や部下はもちろん、クライアントや普段あまり関わらない他部署の社員の名前も覚えておいて、呼びかけていくようにすれば、人間関係が円滑になり、仕事をする上でのサポートも得られやすくなるのです。
メールのコミュニケーションでうまくいく「5つの仕込み」
エグゼクティブほど、メールはスマートな内容になっているといいます。
そこには、「簡潔にわかりやすくすることで相手に無駄な労力をかけさせない」という気づかいがあるからです。こうした「気づかい」を示すこともコミュニケーションのひとつだと言えるでしょう。
そして、そこには時間が限られているエグゼクティブならではのメールテクニックがあります。それが仕事を滞りなく進め、スピードアップを図るための「5つの仕込み」です。
1．件名が目に留まるように工夫する
メールの件名を、「Re:○○○」「お世話になっております」などと書いてしまうと、相手にはどんな内容かわかりません。「要返信 前回会議のアクションプラン」「重要 会議日程変更」など、内容がわかる件名にするのがポイントです。
2．相手へのリクエストを明確にする
リクエストとは、相手がどういうアクションをすればいいのかを示すことです。
「返信がほしい」のか「返信は必要なく情報提供だけ」なのかなど、相手がアクションに迷わない書き方をします。
3．選択肢から選ばせる
日時などは「ご都合の良い日をお知らせください」とするよりも、「○月の最終週ではいつがご都合よろしいでしょうか」と、ある程度限定した範囲を指定するほうが相手の負担になりません。
4．返信期限をつける
相手へ失礼にならない程度に、返信期限を３日後や５日後に設定して明記することで、気づかいを示しながら、相手からのスピーディな返信を期待することができます。
5．パーソナライズする
メールの最後に「先日は、○○の件のサポートありがとうございました」「忘年会の時期ですね。飲み過ぎには注意してくださいね」といったパーソナルな一文を添えることで、味気ないビジネスメールも温かい人間味のあるメールになります。
こうしたポイントに注意するだけで、メールのコミュニケーションもスムーズになるはずです。
本書では、コミュニケーションを軸にプレゼン、会議、時間の使い方などのテクニックも紹介されています。どれもエグゼクティブだからといって難しいことをしているわけではありません。話し方や伝え方、人間関係に悩む人は、一流の人が実践しているコミュニケーション術を習慣にしてみてはいかがでしょう？
意外と誰もやっていない「コミュニケーション」の基本 伊藤まみ 著
多様な人々が集まる外資系企業では、スムーズに仕事を進めるための「コミュニケーション力」が仕事の力以上に大切です。秘書として多くのエリートを見てきた著者が、チームをまとめて結果を出すために同僚や部下に対して彼らが行っていた様々な習慣を紹介！
提供/日本実業出版社
