はじめに

リモート会議やチャット、メール……オンラインでのコミュニケーションが一般的になったいま、必要とされるのは「短い時間で簡潔に伝えるスキル」。ダラダラと要領を得ない話をするのは、相手の時間を奪ってしまうことになり、ビジネスシーンにおいても最も避けたい行為のひとつです。

そこで『9割捨てて10倍伝わる要約力』(山口拓朗:著)から、最短・最速のコミュニケーションで仕事の成果を最大化させる「要約力の高い人」になるコツを紹介します。

※本稿は『9割捨てて10倍伝わる要約力』を再編集したものです。


まとまりのない話は相手をげんなりさせる

「要約力」が高い人は、情報を的確に把握できており、そのつど「何を」「どの程度」「どの順番」で話せばいいかがわかっています。話が脱線することは珍しく、仮に脱線しても、絶妙なタイミングで、きちんと話を元に戻すことができます。

即興のコミュニケーションにおいても、「要約力」が高い人と低い人では、その言葉のやりとりに明確な差が生じます。

「要約力」が低い人は、情報が整理できていないため、言葉が出てこなかったり、とりあえず頭に浮かんだことが口をついたりします。話しながら情報が整理されていけばいいのですが、話せば話すほど、自分が何を言っているのかわからなくなってしまう人もいます。

その結果、相手をげんなりさせたり、失望させたり、怒らせたりしてしまうことも……「要約力が低い」というのは、ビジネスパーソンとして極めて不利な状態なのです。

一方、「要約力」の高い人は、急に話をふられたときでも、沈着冷静に対応し、最適なアウトプットを実行することができます。話すまでのほんの数秒の間に、頭の中でパっと要約をすませることができるからです。即興のコミュニケーションはもちろん、アドリブが求められるやりとりも苦にしません。

では、「要約力の高い人」になるにはどうすればいいのでしょうか? どんなシチュエーションでも相手に上手く伝えることができ、自身の目的を達成するための「要約の3つのステップ」を紹介します。

ステップ1:情報収集は効率よく!

1つ目のステップは「情報収集」です。「相手に伝える」の質を高めるためには、まずは「伝えたい情報」「そうでない情報」を取捨選択しておく必要があります。

ひと言で情報と言っても、さまざまな種類があります。以下はその一部です。

・人から聞いた話(雑談含む)
・会議や打ち合わせで耳にしたこと
・現場で体験したこと
・五感を使って感じたこと
・研修やセミナーなどで勉強したこと
・書類や文書、データ、メールなどの情報
・新聞や書籍、雑誌などのメディア情報
・ウェブサイトやSNS上の情報

なお、さまざまな情報が着火剤となり自分の中で生み出された「考え」や「意見」も情報のひとつです。同じく、情報をもとに立てた「予測」や「仮説」なども情報です。

もっとも、見聞きした情報や感じたこと、考えたことのすべてを「大事な情報」として扱おうとすれば、あっという間に脳がパンクしてしまいます。やみくもに情報を溜め込むことは、むしろリスクになります。

その点、「要約力」が高い人は、早い段階から情報処理を効率よく進めていきます。情報の要不要を手際よく見極めながら、インプットする情報を巧みにコントロールしているのです。