はじめに
資料の作成は5分で済ませる
報告書や企画書、これらをイチから作成していませんか？ 資料の作成は「差し替え」で対応することで、作業の負担を軽くすることが可能になります。そこで使うのは「ワンソース・マルチユース」という、1つの素材を多重利用するという手法です。
具体的には、企画書や報告書のマスターとなる文章の骨格を作成しておき、必要に応じて「一部差し換え」ることで、しっかりとした資料を短時間で作成できるようになります。
たとえば企画書であれば、書き出しの定型文や、提示すべき項目の型を用意することで、作成の手間が驚くほど変わるはずです。資料の価値は工程の手間ではなく、「わかりやすさ」だということを意識し、この方法を取り入れてみましょう。
社内の連絡メールは本文を省く
「T/O」メールをご存知でしょうか？ タイトルオンリーで済ませるメールのことで、今ではグローバルスタンダードの方法として広まっています。
社内でやり取りするメールなら、この「件名だけ」で済ませるのが賢い選択です。なぜなら、
・作成するほうもラク(入力を圧倒的に削減できる)
・受け取るほうもラク(受信トレイだけで内容がわかるので、開封の手間が不要)
というように、書き手と受け手、両方の負担を減らすことができるからです。伊庭氏自身も会社員時代に実行し、この効果は絶大だったとか。
「本文を書かないなんて……」と、一見すると非常識のように思う人もいるかもしれませんが、社内の連絡メールに余計な時間をかけないのが本来の鉄則のはずです。送信の手間、開封の手間を考えると、すぐに実行すべき方法だといえます。