はじめに
「音声入力」でスキマ時間を有効活用する
スマホに搭載されている音声入力機能を使ったことがありますか？ 技術が進化した今、ちょっとしたメールの返信なら音声入力で対応可能です。この機能を使うことで、信号やエレベーターの待ち時間など、ちょっとした隙間時間を有効活用できるようになります。
「一人でつぶやくなんて恥ずかしい……」と思う人もいるかもしれませんが、使ってみるとその便利さに驚くはずです。簡単な内容なら、10～25秒あればメールの作成ができてしまいます。さらにパソコンを立ち上げられないときや、歩いているときなど、場所や状況に縛られることもなくなります。
つぶやくと文字になって現れる、覚えておくと便利な「音声入力フレーズ」を以下にあげます。ぜひ今日から、快適な音声入力ライフを始めてみてください。
・「 」 …… かぎかっこ、かぎかっことじる
・( ) …… かっこ、かっことじる
・。、・ …… まる、てん、なかぐろ
・改行する際 …… かいぎょう
・10:00-11:00 …… じゅう、ころん、ぜろぜろ、ハイフン、じゅういち、ころん、ぜろぜろ
・※ …… こめじるし
(162ページより)
メールの「やり取り」の回数を増やさない
何往復ものメールのやり取りは極力避けたいものです。度重なる修正や同じ内容の確認といったやりとりは、1日数通だとしても積み重なれば大きなムダにつながります。
そこでこの段取りをシンプルにするために「お任せします」「お任せいただいてよろしいですか？」の２つのフレーズを使ってみましょう。
際限なく続きそうなとき、メールの内容を「この条件でかしこまりました。後は、お任せいただく流れでいかがでしょうか」などと返信し、責任を引き受けるのです。逆に「ここからは、お任せしますのでお進めください」と、相手に仕事をゆだねてみるのもいいでしょう。
このように責任の所在を明確にすることで優柔不断な相手とのメールのやり取りを止めることができます。また、「信頼感」をお互いにもって仕事を進めることは、プラスになるはずです。
ただし、どちらの場合も、後で「そうじゃなかった」とならないために「Must(絶対に必要なこと)・Want(あれば嬉しいこと)・NG(これだけは避けたいこと)」の３点はしっかりと確認しておきましょう。
「打合せの資料はできるだけ丁寧に」「メールの返信は内容が固まってから」。これらは、よかれと思っての行動ですが、あえて視点を変えることで、自身だけでなく周りの人の手間やムダを減らす方法がみつかります。
一生懸命頑張っているのに、なぜか上手くいかない。いつも期限に間に合わず、常に仕事に追われている……。『仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方』は、そのような人に様々な仕事を効率化する、「ディスラプション」を提案してくれる1冊となるはずです。
仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方 伊庭正康 著
努力や能力に関係なく、段取りを少し見直すだけで、仕事の効率、スピードは劇的にアップします！ 資料作成、会議・打ち合わせ、メールのやり取りなど、あらゆる仕事の段取り上手になるポイントを、○×の具体的な事例をもとに紹介していきます。
