はじめに
時間を浪費するばかりで議論がまとまらず、何も決められない会議に参加していませんか。そんな「ダメ会議」には原因があります。
ここでは、コンサルタントで、情報活用術や仮説思考に関する著書も多い生方正也さんの新著『結果を出す人がやっている「思考整理」の習慣』の第4章「生産性の高い会議・打ち合わせを行うための思考整理」から、ダメな会議にありがちな特徴と、それらを改善する方法を紹介します。
×：なんとなく会議に参加している→自分の役割をイメージする
「お客様状態」で参加していて、何も発言しないメンバーがいると、会議は生産的でなくなります。
「テーマに対する知識が不足しているので意見が言えなかった」「自分の業務に直接関係ないのに、呼ばれたから仕方なく参加した」など事情は様々でしょうが、会議に参加している時間に対しても給料は支払われるわけですから、なんらかの貢献をしなければ参加する意義は限りなく低くなってしまいます。
このような状態を避けるには「その会議で自分はどんな役割を果たすべきなのかをイメージするといい」と、生方さんは指摘します。会議での役割は、司会者や意思決定役ばかりではありません。自分が持つ情報や知識を提供する役割や、当事者として主張を訴える役割もあるでしょう。
○改善ポイント
その会議の目的や議題から、自分の役割をイメージする
では、議題に関して知識もないし、自分の業務と関係ないという場合にはどうすればいいのでしょうか。生方さんは以下のようにアドバイスします。
それでもいろいろな役割があるはずです。知識がないことを逆手にとって、全く知識のない人から見て会議での話をどう感じるか。これを説明できれば、固定観念に固まった他のメンバーからは「斬新な見方ができるな」と思われるはずです。
また、自分の業務と関係のない話題に対してはどうでしょう？ この場合も、業務と無関係だからこそ思い切った発想ができる可能性が出てきます。他の人と同じことしか言わなくても、その人を応援するという、立派な役割を果たすことができます。（154ページ）
このようにして、参加者がそれぞれの役割をイメージして臨めば、活発な議論が交わされる会議になるでしょう。
×：参加者がその場で思いついたことを話す→議論の流れを意識して話す
一方で、「活発な議論」が交わされているようで、実際はそれぞれが言いたいことを言い合っているだけ、という会議もよくあります。要するに「議論がかみ合っていない」という状態であり、まとまらない会議の典型です。
これは、メンバーが会議の流れを無視して、それぞれその場の思いつきで発言してしまうために起こります。いくら会議では発言しなければならないといっても、これでは収拾がつかなくなります。会議にはルールがあるのです。
会議とは、発言したいことを話すのではなく、その場で話すべきことを話す場です。これは、司会者だけに任せておけばいいというものではありません。むしろ参加者全員が意識して、初めて守られるルールなのです。（158ページ）
○改善ポイント
議題や議論の流れに沿った内容を意識して話す
もっとも、自分の言いたいことが「その場で話すべきこと」かどうか、判断しにくい場合もあるかもしれません。そんな時は、議論していることを「～についての話」という風に頭のなかで言い換えると、判断しやすいそうです。
例えば、提案書のフォーマットを統一する打ち合わせをしているときに、「文字の色は黒ではなく青のほうがきれいだと思います」という発言があった場合は、それは「提案書で使う文字の色についての話」です。このように言い換えて理解し、自分の言いたいこととすり合わせれば、的外れな発言をして流れをさえぎってしまうことがなくなります。
議論の流れをしっかりつかんで意見を言う習慣を身につけましょう。