はじめに
あなたは「読み手型」or「聞き手型」？
「コミュニケーションをとることが苦手」「ちゃんと伝えたはずなのに、言った言わないでモメることがある」という悩みをもつ人に、質問です。
あなたは「読み手型(＝読んで理解する人)」でしょうか？ それとも「聞き手型(＝聞いて理解する人)」でしょうか？
何かを確認するとき、文字を読むほうが理解しやすいなら、あなたは「読み手型」、聞いた方が理解しやすいのなら、あなたは「聞き手型」です。(『「その話、聞いてないよ」と言われない伝え方』117ページより)
大企業でコンサルタント・マネージャーやアナリストを務め、現在は武蔵野大学でビジネス・コミュニケーションを教える金子敦子さんは、著書『「その話、聞いてないよ」と言われない伝え方』にこう記しています。
私たちは生まれてから、毎日のように言葉のシャワーをあび、口頭のコミュニケーション(聞く・話す)を習得します。また、小学校にあがる前後に文章によるコミュニケーション(読み・書き)も行なうようになり、口頭と文章の両方のコミュニケーション手段を使うことができるようになります。
といっても、その両方に秀でている人は少なく、誰もが得意不得意をもっているものなのだとか。
どうやらそこに、コミュニケーションに対する不安を減らすヒントがありそうです。金子さんの著書、第4章「『伝える手段』を選ぶ」から見てみることにしましょう。
まず相手のタイプを知ること
私たちは日常的に、さまざまな方法でコミュニケーションを行なっています。とくにビジネスシーンでは、会議や打ち合わせ、電話といった「口頭」のコミュニケーションと、文書やメールなどの「文章」によるコミュニケーションが中心的な役割を果たしています。
この2つのうち、どちらかというと、文章よりも「聞く・話す」といった口頭でのコミュニケーションに時間を割いている人が多いのではないでしょうか。しかし世の中には、文字による情報のほうが理解しやすい「読み手型」の人も存在することを忘れてはいけません。
たとえば、上司に報告をしたとき「話だとよくわからないから、紙にまとめてもらえないかな？」と言われたとしたら、それはあなたの伝え方が悪いのではなく、相手が「読み手型」の人の可能性があります。
相手にうまく伝わらないと、「なぜわかってもらえないんだろう」と落ち込んだり、「この人は自分の話しを聞いてくれない」と決めつけてしまいがちです。しかし、もしかしたら相手の得意・不得意を意識して伝達手段を変えてみれば、簡単に解決できるかもしれません。
たとえば、「読み手型」には多くの情報を口頭で伝えないようにする、「聞き手型」の人に長文のレポートを提出するのは控える、など。
このように「口頭」と「文書」とのバランスを意識して伝達手段を選べば、相手にメッセージを受け取ってもらえる可能性が高まります。
ではさらに、伝えるための代表的な手段それぞれのメリット・デメリットをあげてみます。
「伝える手段」どれを選ぶ？
やっぱり「対面のコミュニケーション」が一番伝わる
慣れた相手との慣れた仕事であれば、メールや電話でも十分に伝わります。しかし、今までと違う新しいことをはじめたり、問題解決を目指すのであれば、対面のコミュニケーションが欠かせません。
対面で話すのは、ときに勇気がいることですが、真剣な表情や落ち着いた声の調子など、非言語コミュニケーションを駆使して気持ちを伝えることができます。
さらに相手の反応に応じて臨機応変に調整でき、「それはいいね」「違う気がする」などのフィードバックをその場でもらいながら、考えを深めていくことも可能です。シンプルに相手と向き合うことができる点もメリットと言えるでしょう。
デメリットとしては、直接会って話すのは、時間的にも体力的にも、気持ちの面でも、電話やメールより負担が大きくなること。もし、お互いに疲れていたり、感情が高ぶっていたりすると、コントロールがきかずにケンカになってしまうこともありえます。
そんなときは、お互いに少し距離をとり、落ち着くのを待ってみることもひとつの方法だと金子さんは述べています。