はじめに

メールは、送るタイミングと読むタイミングが同時ではない「非同期コミュニケーション」です。返信は相手のタイミングとなるため、メールのやりとりの進み具合が相手に依存するのは仕方がありません。
(『外資系コンサルは「無理難題」をこう解決します。』120ページより)

現役外資系コンサルタントとして活躍するかたわら、月間10万PVの人気ブロガーとしてビジネスノウハウを発信しているNAEさんは著書の中でこう述べています。

しかし、友達同士のたわいのないやり取りならまだしも、ビジネスの現場では、問い合わせや依頼に対する返信がないと仕事が先に進まず、ただ時間が無駄に過ぎてしまうことに……。そんな、「日常の仕事の困ったこと」を解決する方法を教えてくれるのが、NAEさんの近著『外資系コンサルは「無理難題」をこう解決します。』です。

本書は、「IT企業のコロニー社に勤める泉くんと君島さんが、同じ部署の先輩のアドバイスを受けながら、部長からの『無理難題』に挑んでいく」というストーリーで進んでいきます。今回はCHAPTER3の中から、メールのやりとりを効率化するテクニックを見てみましょう。


読ませる極意は読者目線を持つこと

泉くんは、現在稼働しているシステムの「課題一覧」の提供を、KSJ社の東出さんにメールで依頼することになったのですが……。
君島さん:「東出さん、メールを読まない、読んでも返さないで有名な人だよ」
泉くん:「マジで……。今回は、期限まで時間がない仕事だし、それは困るんだけど……」
君島さん:「だよね。だから前のプロジェクトで教わった『東出さん対策』を教えるね」

メールをスルーされないようにする秘訣は、「読み手目線」に立つことです。読み手目線に立つためには、相手から自分のメールがどう見えるかを意識した「自己レビュー」を徹底することが欠かせません。

たとえば、多忙な上司のメールボックスを想像してみてください。受信ボックスには、数百件の新着メール。1通のメールにかけられる時間は10秒ほどでしょう。そんな状態のときに、内容のよくわからない件名のメールや、本文がスクロールしなくては読み切れないほどの長文メールが送られてきたら、うんざりしてしまうはずです。

ほかのメールに埋もれて「気づかない」、件名で重要度が判断できず「わからないから読まない」と未読スルー。本文を開いても「面倒そうだから、あとで読もう」と判断し既読スルー。このような理由で、相手はメールをスルーしてしまうのです。

そこで重要なのが、件名を見た瞬間に、「これは自分に関係ある」「すぐに返信できる」と思ってもらえるよう、件名に相手に求める行動と用件を端的にまとめることです。

×悪い例……〇〇部予算経費の件について
〇よい例……【Y/Nで返答ください】〇〇部予算経費承認のお願い(8月分)
(本書122ページより)

よい例は、件名だけで本文が想像できるほどに、明快です。また、返答方法も指示されているので、読み手としてはどういった内容で返信するかを考える必要がなく、読み手の負担を少なくすることができます。