はじめに
前回の「フリーランスになる前に押さえたい青色申告のイロハ」ではフリーランスとして働くなら、青色申告をした方が圧倒的に有利だというお話をしました。
青色申告をすると有利な特典を受けることができますが、その代わりに日々の取引を所定の帳簿に記帳し、その記帳に基づいて1年間に生じた所得を計算し、正しい申告をすることが求められます。
そこで今回は「青色申告をするぞ！」と決めたフリーランスの方に向けて、「帳簿」や「記帳」についてのお話をしたいと思います。
まずは複式簿記で帳簿を作成
「帳簿」とは、事業に関する取引の内容を記録する帳面のことをいいます。各種取引を帳面に記録することを「記帳」といいます。
帳簿をつける1番の目的は、1年間にどれくらい儲かったのかを正確に把握するためです。税務署はその儲け（所得）に対して税金をかけるので、正しい所得計算をすることを条件として、青色申告者に有利な特典を与えているといえます。
正しい所得計算は、具体的に「複式簿記」による記帳で帳簿を作成することを指します。（単式簿記も認められていますが、複式簿記の控除額が最大65万円なのに対し、単式簿記の控除額は最大10万円です）
「簿記」とは、よく耳にする言葉だと思いますが、取引を帳簿に記帳する技術のことを意味します。簿記には「単式簿記」と「複式簿記」の2種類があります。単式簿記は、いわゆる家計簿と同じものと理解してください。それに対して複式簿記は、取引をその取引の発生原因とともに記帳します。複式簿記は家計簿よりも複雑になっています。
実際のところ、何をすればいいの？
パソコンがない時代は、帳面に手書きで、複式簿記により取引を記帳する必要があり、記帳はある程度の知識がないとできない作業でした。しかし、パソコンが普及した現在では、入力さえすれば会計ソフトが自動的にやってくれるので、誰でも簡単に記帳することができます。
最近では領収書やレシートを撮影すると、自動的に記帳されるアプリもあり、記帳についてはますます自動化が進んでいくと思われます。
では、フリーランスの方が確定申告のために時間を費やしていることとは何でしょうか。それは、領収書やレシートを集めて管理し、それを会計ソフトやアプリに反映させる作業です。ほとんどの方が経費として支払った大量の領収書やレシートと格闘することになります。
どれくらいの頻度で帳簿をつけたらいい？
確定申告は年に1度の「お祭り」――年明け1月からの確定申告時期になると、1年分の領収書やレシートを一気に集計しはじめる方もいらっしゃいます。
いつまでに帳簿をつけなければならないという決まりはないので、取引量が少ない場合は、申告期限に間に合うのであれば、まとめて帳簿をつけても問題はないかもしれません。
しかし、帳簿を定期的につけると「どれくらいの利益が出ているのか」「ちゃんとキャッシュは回っているのか」を迅速に知ることができます。フリーランスとして、事業の経営状態をリアルタイムで把握しておくことは大事なことです。
さらに、確定申告をすることで税金が戻ってくる（還付になる）ケースもありますから、早いうちに集計・入力が終わっている方が、税金の還付も早く受けられるというメリットもあります。
したがって、できれば1ヵ月に1度くらいの頻度で、それが難しければ、最低でも3ヵ月に1度くらいの頻度で、領収書やレシートを整理して集計する方がよいと思います。
領収書やレシートはどう整理したらいい？3つの方法
領収書やレシートの整理方法にも、特に法律上の決まりはありません。ここでは、整理方法についてご紹介します。
（1）バインダー形式のノートに領収書やレシートを日付順に貼り付ける
最も丁寧な整理方法がこれになります。記帳には「取引日付」「取引金額」「取引内容」の情報が必要です。経費が発生した順に領収書やレシートを台紙に貼り付けていきます。後から追加できるように、バインダー形式のものがおすすめです。領収書等を探しやすい反面、1枚1枚貼っていかなければならないので手間がかかります。
（2）領収書やレシートを透明ポケット付きファイルに勘定科目ごとに入れる
領収書やレシートを貼り付けずに、透明ポケット付きファイルに勘定科目ごとにどんどん入れていく整理方法です。
勘定科目とは、たとえば「水道光熱費」や「通信費」などのような取引内容をまとめる表示名のことです。記帳はこの勘定科目ごとに分けて行っていきます。1ヵ月に1回集計すると決めたら、1ヶ月で溜まった領収書やレシートを一気に入力していき、完了したらクリップや輪ゴムでまとめて「〇月分」と書いて透明ポケットに戻します。
（1）よりも手間はかかりませんが、あとから遡って金額を確認したいときなどは、領収書の束から該当するものを探さなければなりません。
（3）領収書やレシートを月ごとに輪ゴムやクリップで留める
領収書やレシートを1ヵ月分溜めて箱などに入れておき、集計時期がきたら一気に入力する方法です。入力が終わったら、月ごとにまとめて輪ゴムやクリップで留めておきます。最も時間のかからない整理法ですが、取引量が多くなると作業が大変になります。
先にも述べた通り、整理方法に決まりはありません。ご自身に合った方法で、効率よく整理をしていただけたらと思います。
入力後、領収書やレシートは捨ててはいけない？
領収書やレシートは入力したら終わりではありません。領収書やレシート、帳簿などの「証憑書類」は一定期間保存する必要があります。詳しくは、国税庁ホームページの「帳簿書類の保存期間」を参考にしてください。
どのような形式でもよいので、保存期間中は証憑書類を捨てないようにしましょう。
確定申告の時期になって、帳簿作成に頭を抱えるフリーランスにならないよう、頻度を決めて定期的に記帳をする習慣をつけていただければと思います。