はじめに
ステップ2：情報整理は優先順位でジャッジする
2つ目のステップは「情報整理」です。
情報収集を終えたとき、その情報はあなたの脳に収納されます。この収納時に、「要約力」の高い人と低い人の差がはっきりします。
「要約力」の低い人の脳は、外から部屋に持ち帰った不要なものを捨てずにいる人と同じです。整理整頓という概念がなく、床や机や棚はどんどんモノであふれてしまい、汚部屋と化します。この汚部屋からモノを探そうとなると、時間とエネルギーをとられてしまいます。「探したけど見つからなかった……」というケースも少なくありません。
一方、「要約力」の高い人の脳は、整然と片づけられた部屋と同じです。部屋に持ち帰ったもの（情報）を、無造作に床や机に放り投げるようなことはしません。要不要を手際よく判断したうえで、不要なものはゴミ箱に捨て、必要なものはグループ分けして収納します。
同時に、優先順位もつけておきます。アウトプットする確率が高いものは手前に置き、低いものは奥に置くイメージです。こうしておくことで、必要に応じて効率よく情報を取り出すことができます。
この「情報整理」のステップで求められるのが以下の3つです。
・情報の要不要を見極める
・情報をグループ分けする
・情報に優先順位をつける
情報の要不要を見極めたうえで、情報をグループ分けし、なおかつ情報に優先順位をつける。これがふたつ目のステップ「情報整理」で行なうことです。
ステップ3:情報伝達は「伝えないこと」から決める！
3つ目のステップは「情報伝達」です。
これまでストック（貯蔵）してきた情報をフロー（流れ）へと変換する。これこそが「要約力」のクライマックスです。
どんなにすばらしい情報も、溜めておくだけでは無価値です。「話す」や「書く」という形で、他者や社会へと流し、誰かの役に立ったときに、はじめて価値が生まれるのです。
なお、「情報伝達」のステップで最も大事なことは、伝える情報の絞り込みです。
理想は、手元にある情報の9割を捨てること。アウトプットするときは、「何を伝えるか」を決めるだけでなく、「何を伝えないか」を決めることも大切です。情報伝達がヘタな人ほど「何でもかんでも話をする」「順番を考えずに話をする」という症状に陥りがちで、その結果、相手に負担をかけてしまいます。
「エレベーターピッチ」をご存知の人もいるでしょう。エレベーターに乗っているくらいの「ごく短い時間」で、相手に説明・プレゼンすることです。限られた時間ですので、1秒もムダにはできません。このときに、「9割捨てる伝え方」ができる人は、最善の結果を出すことができます。
仕事をしていれば、報告、会議、打ち合わせなど、わずか数十秒～数分で「情報伝達」をしなければいけない機会はよくあります。持ち時間の大小にかかわらず、そのつど「9割捨てる伝え方」ができる人が「要約力が高い人」です。
9割捨てて10倍伝わる「要約力」 山口拓朗 著
リモートワーク時代にも必須の最短・最速で確実に伝わる「要約力」を身につけると、仕事の成果が劇的に変わる！ もう「あなたの話はよくわからない」「あなたのメールは長くて読んでいない」と言われない！ 本書では各ステップのノウハウについてさらに詳しく説明していきます。リモート時代のビジネスパーソンに必須なスキルを身につけて、仕事の成果を劇的にアップさせましょう！
