はじめに
休憩なしで連続してビデオ会議に参加するとストレスを蓄積してしまい、集中力も下落する。そんな研究結果をマイクロソフトが発表しました。在宅勤務では移動もないなか、会議が詰め込まれがちです。休憩の重要性は以前から言われていますが、改めて、スケジュールの組み方を検討する必要がありそうです。
連続するビデオ会議はストレスのもと
マイクロソフトは、在宅勤務で多くなりがちなビデオ会議がテーマの調査を行い、詰め込まれるビデオ会議の弊害と休憩の大切さをレポート「Research Proves Your Brain Needs Breaks」で示しました。
脳を「リセット」する休憩の効果
この調査では、ビデオ会議に参加する被験者の脳波（EGG）を測定し、会議中と休憩中にどの程度のストレスを感じているか調べています。
14人の被験者には、（1）議題の異なる30分間の会議に4回連続で参加する、（2）議題の異なる30分間の会議4回に各10分間の休憩を挟んで参加する、という行動をしてもらいました。（2）のパターンでは、被験者は休憩中にマイクロソフトのアプリを使って瞑想をしたそうです。
脳波の変化から感じているストレス度を数値化したところ、休憩なしでビデオ会議に参加した人はストレスの多い状態が続き、ストレスが蓄積されていました。一方、休憩しながら参加した人は、瞑想によってストレスが和らげられています。さらに、ストレスの少ない状態で安定しており、会議に4回参加してもストレスは蓄積されませんでした。
出典：マイクロソフト / Research Proves Your Brain Needs Breaks
このことから、会議と会議のあいだに休憩すると脳が「リセット」され、次の会議にもリラックスした状態で臨めると考えられます。逆に、休憩なしで会議を続けなければならない状況だと、「会議が終わりに近づくと、すぐに次の会議が始まることがわかっているので、ギアを入れ替え、頭を使って別のことを必死で考えなくてはならない」ため、余計にストレスレベルが強まるようです。
複数の会議に参加する場合は、会議と会議のあいだに短くても休憩をとることが重要なのでしょう。
出典：マイクロソフト / Research Proves Your Brain Needs Breaks
休憩は集中力も高める
マイクロソフトは、会議中の集中度についても調べています。それによると、休憩なしで会議を続けた人は集中力などが低下し、会議中に離脱状態へ陥っていました。対して休憩した人は、会議へ積極的に参加できていました。
休憩はヘルスケアやウェルビーイングの面で効果があるだけでなく、仕事の効率向上にもつながりそうです。
出典：マイクロソフト / Research Proves Your Brain Needs Breaks
休みなしのビデオ会議を避ける
オフィスで対面の会議に参加する場合は、別の会議室へ移動したり、飲み物や食べ物を補充したり、トイレへ行ったり気分転換ができていました。ストレッチや瞑想なども行えて、休憩がとれます。ところが、在宅勤務でビデオ会議が連続すると、PCの前から動く暇がありません。
そこでマイクロソフトは、会議を詰め込まず、休憩時間を確保できる機能を「Microsoft Outlook」に追加しました。この機能を利用すると、「Microsoft Teams」で設定した会議の時間をたとえば5分短くしたうえで、Outlookへ反映させられます。つまり、会議の設定時間を削ることで、自動的に休憩時間を確保する仕組みです。
デジタルオーバーロードを防ぎ、意識的に休憩を
仕事において生産性の高い状態を維持するためには、休憩が欠かせません。このことは、以前から感覚的には理解されていました。作業を25分したら必ず5分休む、というサイクルを繰り返すポモドーロテクニックは、そうした経験則を活用した生産性向上方法です。マイクロソフトが行った今回の調査によって、そうした経験則が数値化されました。
ICTの発達により、いつでもどこでも仕事ができるようになりました。各自が適切な場所で適切な時間作業して成果を出す、という働き方が可能になったのも、ICTのお陰です。ただし、時間や場所に制限されず作業できる環境は、過剰に仕事をするデジタルオーバーロードを招きかねません。休憩なしで会議し続ける行為も、デジタルオーバーロードの一種です。
在宅勤務では、仕事と家庭の境界が曖昧になってしまいます。自宅ばかりで働くのではなく、ときどきはカフェやコワーキングスペース、サテライトオフィスなどを活用してはどうでしょうか。マイクロソフトは仕事を終えてプライベートな時間へ切り替えられるよう、「バーチャル通勤（virtual commute）」という機能を提供しようとしています。