はじめに
緊急事態宣言が延長され、政府はますます企業へテレワークを推奨しています。新型コロナ感染拡大に伴い、徐々に導入されていったテレワークですが、慣れとともに「なんとなく目の前の業務をこなす」ことがルーティン化してきた人もいるのではないでしょうか？
職場のメンバー一人ひとりが「やるべき業務」を意識するにはどうすればいいのか、上司はどのように部下へ仕事を割り振っていくべきなのか――今回は『リーダーシップがなくてもできる「職場の問題」30の解決法』の著者であり、コンサルタントとして1200名以上に職場の問題をヒアリングしてきた大橋高広氏にテレワークの業務改善法を聞いてみました。
※本稿は『リーダーシップがなくてもできる「職場の問題」30の解決法』の一部を再編集しています。
不安な理由は「成果イメージを共有できない」から
最近、新型コロナウイルスの影響などにより、テレワークの導入が進んでいます。特に、事前準備をすることなくテレワークの体制に入っていった職場においては、メンバー一人ひとりの担当業務やその成果イメージを具体的に共有できていないケースがあります。
テレワークでは、部下は基本的にメンバーと顔を合わせることなく、一人で仕事を進めていくことになるため、「やるべき業務」とその「成果イメージ」がわかりにくいと、部下に不安が生じてしまいます。特に、事務系職種では注意が必要です。
要するに、誰がどの仕事をすれば良いのかが不明瞭で、かつ成果イメージについても共有されていないので、自宅で一人になって仕事に向かうと、迷いが生じて不安にかられてしまうのです。
上司としてやるべきことは、それぞれの部下に対してしっかり仕事を割り当てていくことであり、成果のイメージを具体的に共有しておくことです。その２つが確認でき、部下が上司のマネジメントを信頼していれば、上司が勤務時間中にいちいち監視しなくても、部下は成果を出してくれるはずです。
また、リアルな職場と同じタイムスケジュールを意識するために、「朝礼」「昼休憩」「終礼」のタイミングで、上司からチーム全員にチャットやビデオ会議ツールなどで声をかけるのもおすすめです。
従来から、職場で朝礼を行ったり、工場で朝一番にラジオ体操に取り組んだりする光景が見られました。こうした機会は、仕事モードに入るきっかけとなるだけでなく、職場のメンバー全員で目標を共有したり、お互いに様子を確認したりする上で、一定の意味がありました。
特に、テレワークの場合は、メンバーの様子を常時確認することができません。そのため、職場のメンバーに見られていないことでサボりがちになってしまう人もいれば、逆に周囲の目が気にならないため際限なく仕事を続けてしまい、残業が常態化してしまう人もいます。
最近では、テレワークでの働き過ぎによる体調悪化の事例も報告されています。
かといって、テレワーク中の部下の行動を撮影したりするような過度な監視ツールを用いれば心理的安全性を損ないます。そこで、時間の区切りには号令をかけることが望ましいといえます。私がコンサルティングを通じて確認している範囲では、テレワークでも生産性の高い働き方をしている職場では、こうしたフォローをきめ細かく行っている傾向があります。