はじめに
紙のまま残す書類の保管方法
紙の現物を残すモノは、更に２分類して、保管方法を区別しましょう。
（1）処理の予定があるモノ（役所に提出する書類、入学志願書など）
（2）保管義務があるモノ（登記、契約書など）
明確な処理の期日がある書類は「いつ処理するか」の期日ごとに、透明のクリアファイルに入れます。書類の内容が混ざっても良いので、「いつやるか」を軸に分けると処理漏れを防げます。処理日をラベルシールに貼っておき、カレンダーのリマインダー機能やタスク管理ツールにセットしておきましょう。
ちなみに、やりかけの書類を忘れないように出しっぱなしにする方も多くみかけますが、リマインド効果は意外と低いです。書類が目に入る度に「あぁ、やらなきゃ……」と罪悪感が襲ってくるだけで、肝心のやるべきときにはすっかり見慣れて存在を忘れたりしてしまいます。思い出すべきときに思い出せば良いので、自分の視覚ではなくスマホ・PCに頼りましょう。
領収書やレシートなど細かなものは、ファスナー付きのビニール袋に入れましょう。交通費精算や、家計簿を付けている方は、レシートを袋に溜めておいて、時間がある時に一気に記録して処分すると、「レシートが常に出しっ放し」の状態を防げて便利です。
重要書類をはじめ、数年後まで保管が必要な書類は、１冊のクリアブックに項目別に入れておきます。マンションの賃貸契約・住民票・資格証明書・年金手帳・各種保証書などが対象になります。使用頻度がとにかく少ないものばかりなので、細かな分類は必要ありません。保証書は保証期限ごとに１つのページに入れ、期限が切れたら、一気に捨てるようにしましょう。
ちなみに、お手紙や日記帳など、思い出として残したいモノは、「書類」という分類から外し、ぬいぐるみやお子様の工作と同じ「思い出」のカテゴリに所属させ保管場所を分けましょう。「自分が頑張ってきた証」だと、仕事のノートやセミナーテキストをすべて残しておく方がいますが、現物であることの意義を考え改めて考えてみてください。
手に取り温もりや愛情が感じられ、頻繁に手にとって眺めたいものであればモノとして残せば良いですが、「捨ててしまうのが怖い」というコンプレックスからの所有であれば、データに形を変えて部屋のスペースを空けた方が健全です。
まとめると、こんな感じです。
書類は全てデスク周りに片付けようとせず、近々で処理するもの以外は押し入れ等に保管するのが良いでしょう。
書類が片付いたら、次はガジェット類、文房具、小物……と、カテゴリごとに仕分けを続けていきます。どのカテゴリでも共通して「使用頻度で厳密に分ける」という点がデスク整理のポイントです。
もう少しで仕事納めという方や、冬休みになるという学生の方も多いと思います。今年のうちに、不必要なモノに囲まれたデスクを整備し、新年の仕事や勉強のスタートダッシュに備えていきましょう。
(C)丹野雄二
