はじめに

タスク整理は簡単な3ステップ

では具体的にどのようにすれば良いでしょうか。主なステップは3つです。

1. 頭に浮かんだ「すべきこと」「したいこと」をノートや手帳にすべて書き出す
2. 1を次の4色に色分けする
3. 後半30分で色分けして見つかった「緊急ではない×重要なこと」に取り組む

(本書P.50より)

書き出したタスクは、4色ボールペンを活用し、以下のように分類していきます。

・緊急でない×重要:種まきの赤
・緊急×重要:刈り取りの緑
・緊急×重要でない:間引きの青
・緊急でない×重要でない:塩漬けの黒

緊急でない×重要なものは、忙しさに流されておろそかにしがちなのですが、サボると将来へ大きく影響してしまう最も重要なものです。日々の取り組みが大切で将来花が咲き、実をつけるイメージなので「種まき」と名付け、重要度を示す赤で色をつけます。

緊急×重要なものは、今目の前の生活や仕事に直結するものという意味で「刈り取り」と名付け、刈り取りをイメージさせる緑で色をつけます。

緊急×重要でないものは、やらなくても本当は大きな影響はないけれど、目の前の状況のせいですぐに取りかからなければいけない気持ちになるものです。急ぎでない電話やメールなどはこれにあたり、空いた時間でまとめてこなせばいいものです。「間引き」と名付け、青で色をつけます。

緊急でない×重要でないことは、そもそもやっている意味がないまま思考停止で続けているものなので「塩漬け」と名付け、黒で色をつけます。

「朝1時間」でリスト化が済んでおけば、頭の中でぼんやりしている「やるべきこと」が見える化でき、すべきことが自動的に決まってくるため、急な相談や突然のトラブルで仕事が中断したとしてもすぐに「すべきこと」に戻ってくることができます。「朝1時間」でタスク化が終わっていれば、すべきタスクを粛々と進めるだけなので、考える作業を中断されたことによるイライラは少なくなります。

第1~第4優先までをはっきりと色分けすると「優先度が一番低い」タスクが明確になるので、「間引き」や「塩漬け」を消すことができなくても自分の意思の弱さを嘆く必要がなくなります。反対に「優先度が一番高い」タスクをたったひとつ消すことができただけで「一番大切なことを今日はやりきった!」と感じるため、1日の満足度も高まります。