はじめに
2022年1月施行の改正内容は？
電子帳簿保存法が改正されることで、帳簿書類の電子データ保存に関する要件が緩和されます。国税庁の公開している情報（その1、その2）を参考に、改正のポイントを整理しましょう。
現場の電子保存がラクになる
まず、紙の請求書などをスキャナーで読み取って電子保存する場合、従来は事前に税務署長から承認を得る必要がありました。今回の改正より、この事前承認制度は廃止されます。要件を満たしている会計システムなどを使っていれば、申請することなく電子保存できます。
また、電子保存した日時などを証明するため付与するタイムスタンプについても、要件が緩和されました。これまで書類受領から3日以内に電子化してタイムスタンプを付与しなければならなかったのに対し、改正後は最長約2カ月、おおむね7営業日以内へと期限が延長されたのです。
受領してから3日では処理が難しく電子化を諦めていた企業でも、これだけの猶予が与えられれば対応可能でしょう。しかも、スキャナーで読み取る際、受領者などの署名も不要になって、さらに手間が省けます。
しかも、電子保存したデータに対する訂正や削除が操作ログとして記録される会計システムなどを使っている場合は、タイムスタンプ付与を省略できる、という要件緩和も実施されます。
そのほかにも、保存した電子データを検索する際、「取引年月日」「その他の日付」「取引金額」「取引先」だけ指定できればよい、という改正もあります。より複雑な条件で検索可能にしておく必要があった従来に比べ、対応可能なシステムが多くなるはずです。
電子保存が義務化される請求書も
改正で緩和された要件もあれば、厳しくなった要件もあります。
電子取引に関する請求書などのデータは、電子保存が義務化されました。これまではこの種のデータも印刷した紙の書類として保存しても構わなかったのですが、今回の改正により電子データのまま保存する必要が生じたのです。
たとえば、PDFファイルの形式で受け取った領収書や請求書は、そのまま電子データで保存しなければなりません。電子保存を推進しようという、政府の姿勢が強く表れた改正内容です。
紙と電子データの一括管理が必要に
2022年1月に変わる部分はこれだけでありませんが、基本的には帳簿類の電子保存が実施しやすくなります。今まで紙の書類で経理業務を行っていた企業にとっては、ペーパーレス化に踏み切る良い機会でないでしょうか。
逆に、電子取引で受領した電子データの電子保存が義務化されるため、紙中心の処理に固執していた組織はデジタル化を強いられます。仮に、領収書や請求書を電子データで受け取った人が印刷して経理部門に提出していたような組織では、処理の流れを変える必要があります。
とはいえ、紙の書類もまだ一掃できる状態ではありません。スキャナーで読み取った書類と電子データを一括管理して、経理業務や税務申告などをスムーズに済ませられるシステムの導入を検討する必要がありそうです。
