はじめに

一生モノのスキルになる! 『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法。伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に関する著書も多い山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回は、「言いにくいこと」をなるべくソフトに伝える方法について。


言いにくいことの先延ばしはお互いにストレス

ビジネスシーンでメールやチャットを書く際、「言いにくいこと」を先延ばししてしまう人がいます。

【「言いにくいこと」の一例】

・相手の依頼や誘いを断るとき
・相手の意向に添えないとき
・自分のミスを報告するとき

「言いにくいこと」について、言葉を濁したり、婉曲的に伝えたり、隠したりするのはよくありません。相手に迷惑がかかるだけでなく、巡り巡って、言わなかった本人がダメージを受けかねません(周囲からの信頼を下げる等)。

「言いにくいこと」ほどスピーディかつ明確に相手に伝える必要があります。

【原文】
キャンペーン企画の件ですが、費用対効果に懸念がございます。
とはいえ、コンセプトは悪くありません。
引き続き、検討いたしたく存じます。

本当に検討する気があるならともかく、この時点で「却下しよう」と決めているとしたら、原文の書き方は不誠実です。相手に変な期待をもたせてしまうからです。

【改善文】
◯◯の企画の件ですが、熟慮の結果、採用を見送らせていただきました。
費用対効果が低いという結論に達したためです。
ご期待に添えず、誠に申し訳ございません。
恐れ入りますが、ご理解、ご了承いただけますと幸いです

検討する気がないなら、改善文のように不採用の旨をはっきり伝えましょう。

自己防衛のための「先延ばし」は、伝える側にとってもリスクが小さくありません。後日、正式に断らなければいけないほか、気をもんだ相手が頻繁に連絡を入れてくるかもしれません。

また、「先延ばし」していることに罪悪感を覚え、心理的な負担を感じる人もいるでしょう。「先延ばし」をすることでムダなコスト(時間・労力・心理面)をかけることになるのです。

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