はじめに
具体的な「件名」のパターン4選
1.お礼
簡潔が良いとはいえ、件名が「お礼」「先日はありがとうございました」だけでは用件が伝わらず、忙しいビジネスパーソンが相手の場合、スルーされる可能性もあります。何に対するお礼か、あるいは自分の所属や名前を入れるなどして、相手に認知してもらえる工夫をしましょう。
2.お詫び
「お礼」と同様、「お詫び」や「このたびは申し訳ありませんでした」などではなく、何に対するお詫びか、簡潔に記載が必要です。また、お詫びは特に遅れると今後の関係悪化につながりますので、迅速かつ読み落とされないような工夫が必要です。
3.初めて連絡する時
何度かやり取りしている相手と違って、受信ボックスの段階で確実に用件が伝わらないと相手に未開封で処理される可能性がありますので、簡潔かつ練り上げた件名を書く努力が要ります。自分の所属や名前を入れても良いでしょう。
4.期限がある/至急で返事がほしい時
返事を急いでいる場合は、相手にメールをすぐに開封していただかないといけませんから、それとわかるような件名にしましょう。件名に締切日、日程などを記載すると親切です。
強調したい場合は【 】・[ ]などの記号を活用すると、目につきやすいため、優先度を判断しやすくするのに効果的です。
ただし、相手の目に留まりたいがために、本当に差し迫った場面でもない状況で、「至急」「重要」「緊急」といった言葉を添えるのは、相手の信頼を損ないかねず、本当に重要な場面で用いても、開封されなくなるかもしれませんので、安易に用いないよう心がけましょう。
