はじめに
上司への報告がイマイチ上手く伝わっていない気がする……。その原因はあなたの「説明の仕方」にあるのではないでしょうか。
ここでは、研修講師として活躍する車塚元章さんの新著『仕事のできる人が絶対やらない説明の仕方』の第2章「職場で上司から評価される説明の仕方」から、伝わりにくいダメな報告にありがちな特徴とその改善例を紹介します。
手順を意識して報告する
いきなり報告しない
部下が上司に次のような報告をしてきたとします。
部下「課長、決まりました！ やりました！ Zプラン契約できました！」
上司「何だ、いきなり。後にしてくれ」
このように、いきなり結果の説明をされても「今聞くべき内容なのか」「改めて時間を割くべき内容なのか」を判断できず、上司を困らせてしまいます。
上司にも都合があり、状況によっては部下の報告に時間を割けない場合もありまので、まずは「～について、報告があります」「～について、相談したいことがあります」と、これから何に関する報告をしたいのか明確に伝えましょう。
次に、報告に要する時間の目安を提示します。「5分ほどお時間をいただけますでしょうか？」と、具体的な時間を提示することで、上司もより都合が確認しやすくなり「5分くらいなら、今聞こうか」などと、すぐに判断ができます。報告する本人としても、時間的なデッドラインを作ることになるので、よりわかりやすく簡潔な説明を意識するようになります。
報告は「結論」→「今後の展開」の順番で話す
報告をする際は、相手が一番知りたがっている「結論」からまず話しましょう。相手に貴重な時間を割いてもらっている以上、常に自分より相手のことを考えて話すことを意識してください。
このようなポイントをふまえると、以下のような報告の仕方になります。
部下：「課長、A社訪問の件でご報告があります。今、お時間よろしいでしょうか？」
上司：「いいよ、聞こうか」
部下：「ありがとうございます。本日A社を訪問した結果、無事にZプランでの契約となりました。サービス開始は来月からとなります。また、併せてサポートサービスについても検討いただくことになりました。こちらについては、引き続きフォローしていきたいと考えています」
上司：「おめでとう！ よかったな。引き続き頼んだぞ」
部下：「はい、がんばります！」
とてもスムーズな報告で、上司もストレスなく部下の説明を聞くことができるでしょう。